¿Qué es la factura electrónica?
(Por Asesoría Hipólito, su Asesoría en Sevilla)
La factura electrónica es un tipo de factura que a efectos legales tiene la misma validez que una emitida en papel. A rasgos generales, es un justificante de entrega de prestación de servicios o de bienes que se expide y se recibe en formato electrónico. Para expedir una factura en esta modalidad, es imprescindible el consentimiento del destinatario. Por tanto, es una alternativa a la factura en papel. La factura telemática es, probablemente, la que acabe imponiéndose en poco tiempo, ya que da mayor seguridad, comodidad y fiabilidad tanto al emisor como al destinatario de la factura. Desde enero del pasado año 2015, la factura electrónica es de uso obligatorio para los proveedores de la Administración pública y de grandes empresas.
El objetivo principal es lograr que su uso se extienda a pymes y autónomos. En Asesoría Hipólito repasamos hoy la facturación electrónica y algunas preguntas frecuentes que surgen en torno a esta forma de emitir facturas.
¿Qué obligaciones tengo como emisor de una factura telemática?
Si usted es emisor de una factura telemática, tiene la obligación de:
- Crear la factura en la aplicación informática diseñada a tales efectos. La factura debe cumplir los requisitos mínimos que le son exigidos, entre ellos la legibilidad.
- Garantizar el acceso a las facturas mediante la visualización, la copia o descarga, la búsqueda selectiva o la impresión de las mismas.
- Conservar la base de datos generada al emitir la factura electrónica, a fin de conservar los datos.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar que la factura expedida o conservada sea auténtica, íntegra y legible. Este control permitirá una auditoría de cuentas fiable.
La normativa actualizada recoge que no es obligatorio firmar digitalmente la factura electrónica, aunque la firma digital sigue siendo garantía de fiabilidad. No obstante, puede certificarse la autenticidad de la factura a través de:
- La firma electrónica avanzada, que se crea a través de un dispositivo seguro o con un certificado reconocido.
- Un sistema de intercambio electrónico de datos.
- Otros medios que sean comunicados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria por los interesados. Dichos métodos deben ser validados previamente.
¿Qué obligaciones tengo como receptor de una factura electrónica?
Si usted es receptor de una factura electrónica, tiene la obligación de:
- Recibir la factura y comprobar que cumple los requisitos exigidos.
- Conservar la factura en su formato original.
- Asegurarse de que es legible.
- Garantizar el acceso a la factura para su visualización, su copia o descarga, su impresión o su búsqueda selectiva.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
En Asesoría Hipólito hemos recogido las preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica que suelen hacerse tanto emisores como receptores de facturas telemáticas.
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¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?
La facturación electrónica tiene muchísimas ventajas en comparación con la factura en papel, entre las que se encuentran el ahorro de costes, la optimización de la tesorería, la reducción de los tiempos de gestión, el uso eficaz de los recursos financieros, la obtención de información a tiempo real y la agilidad en la toma de decisiones.
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¿En qué normativa se basa la facturación electrónica?
La facturación electrónica se basa en tres normativas diferentes:
- La Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, relativa al sistema común del IVA.
- El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en la que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.
- La Orden EHA/962/2007, que desarrolla disposiciones específicas sobre la factura electrónica y su conservación. Esta orden mantiene su vigencia siempre que no se oponga al Real Decreto 1619/2012.
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¿Quién responde ante la validez de la firma y su certificado?
El responsable de la validez de la firma y su certificado es el destinatario en el caso de la factura telemática. El receptor de la factura debe comprobar la validez de la firma y de su certificado a través de los medios informáticos habilitados para tal fin.
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¿Se puede aplicar la facturación electrónica sólo a determinados clientes?
Sí, se puede aplicar la facturación electrónica sólo a determinados clientes de una empresa o Administración Pública. De igual forma, se pueden emitir facturas en papel y electrónicas dentro de un mismo ejercicio y para un mismo cliente.
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¿El destinatario de la factura electrónica puede modificar el fichero?
No, el destinatario de la factura electrónica no puede modificar el fichero. El fichero que haya recibido con la factura debe conservarse íntegro y sin modificaciones.
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¿Qué formatos pueden utilizarse en la factura electrónica?
En la factura electrónica, pueden utilizarse formatos como XML, HTML, DOC, PDF, JPEG, GIF, XLS o TXT, entre otros. Si entendemos por formato el referido a la estructura de la firma, puede usarse PKCS7, XadES y PDF, entre otros.
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¿Cómo puedo enviar una factura telemática?
Una factura telemática puede enviarse a través de correo electrónico, a través de una página web de descarta, por FTP o mediante Servicio Web, entre otros sistemas. No existe un sistema único, el único requisito es que se envíe la factura con la firma digital.
En Asesoría Hipólito esperamos que esta información sobre la factura electrónica haya sido de ayuda. Para más detalles no dude en consultar con nosotros a través del teléfono 954 796 576 o a través del correo electrónico info@asesoriahipolito.es.
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