Carta de pago y su función

¿Qué es una carta de pago?

(Por Asesoría Hipólito, su Asesoría en Sevilla)

La carta de pago es un escrito llevado como instrumento para abonar, total o parcialmente, una cuenta. Este instrumento puede ser, cheque, giro postal, pagaré, letra de cambio, giro bancario, etc. Este tipo de carta debe ser contestado a la mayor brevedad posible. A esta respuesta se le llama, indistintamente, carta de pago o de confirmación de pago. En la carta de pago deben darse detalles específicos del instrumento utilizado para pagar, es decir, fecha, cantidad, nombre del banco o entidad que lo expide o garantiza, etc. La carta debe ser breve, pero de mucha precisión. Una carta de pago bien redactada es una forma educada pero persistente de recordar a una persona que está atrasada en su pago. En Asesoría Hipólito le enseñamos a continuación  los diferentes tipos de cartas de pago que hay y cómo redactarlas de una forma clara y legible.

¿Cómo se redacta una carta de pago?

La perfección en los detalles de una carta de pago la exactitud de cifras, fechas, nombres, ha de ser precisa cuando se trate de cheques, letras de cambio, valores, dinero, acciones, cupones, giros y demás documentos que tengan un carácter puramente financiero. La preocupación de evitar confusiones y errores debe ser aún más exagerada que en la redacción de la correspondencia comercial, ya que los daños que puede causar una equivocación sufrida en una carta de pago serán, en la mayor parte de las ocasiones, irreparables, además del consiguiente descrédito y pérdida de dinero.

Para evitar esos posibles errores y también falsificaciones de cartas de pago, deben repetirse en letras – preferiblemente entre paréntesis – las cantidades ya escritas en cifras o números.

A fin de facilitar la contabilidad de esas cantidades conviene que se escriban con otro tipo de letra o subrayadas en rojo a fin de que destaquen y sean más fácilmente legibles. Este subrayado deberá hacerse en la línea siguiente.

Otro procedimiento para hacer que destaque la cantidad escrita, es la de consignarla en cifras en el margen izquierdo de la carta de pago. Este sistema se empleará en aquellas cartas que producen cargo o abono.

Conviene siempre redactar por escrito todo aquello que tenga que ver con el dinero. No es recomendable que los asuntos financieros se queden en contratos verbales o en meras palabras.

Cuando se realiza un pago o un cobro, siempre es recomendable que exista una carta de pago o un papel, o una factura en la que se indique con los abajo firmantes lo acontecido, así como los hechos. Por ejemplo, es posible encontrar cartas de pago de deudas, en las que el deudor entrega la cantidad acordada, y el prestador se compromete a anular la deuda y lo confirma mediante su firma. Una carta de pago así es lo que puede hacer que no existan malos entendidos si la persona en cuestión se le olvida que ha sido pagada o intenta engañar a su deudor.

Tipos de cartas de pago

Los tipos de cartas de pago que hay son:

• Cartas de pago de dividendos accionarios
• Cartas de confirmación de pago
• Cartas de petición de prórroga para el pago:
  • Debe ser breve y clara
  • Comenzará reconociendo la fecha en que la cantidad que se adeuda debe ser pagada.
  • Expresar la imposibilidad de realizar el pago en la fecha acordada, pero a continuación señalar la fecha exacta en que el referido pago será hecho.
  • Despedida amable que refleje el sentimiento de buena voluntad.

¿Le ha sabido a poco? ¿Tiene alguna duda sobre cómo redactar una carta de pago? No dude en ponerse en contacto con Asesoría Hipólito bien sea por redes sociales como por nuestra web. Trabajamos por hacerle la vida más fácil.

Para más información:

Asesoría Laboral en Sevilla