¿Conocen los cambios en el libro de visitas?
(Por Asesoría Hipólito, su Asesoría en Sevilla)
El libro de visita era utilizado cuando un inspector visitaba un establecimiento; solicitaba el libro de visitas en el cual dejaba constancia de su actuación. Anotando su identidad, el cuerpo al que pertenece y las materias examinadas y las actuaciones que ha realizado. Era una de las muchas cosas obligatorias que debían cumplir cualquier autónomo o empresario al inicio de una actividad económica. Sin embargo, las empresas ya no tendrán que actualizar y guardar el denominado libro de visitas de la inspección de trabajo; en el que debían llevar cuenta de las inspecciones que les realizaba este organismo.
Esto se debe a que el Ministerio de Empleo y Seguridad Social ha aprobado una orden ministerial que ha publicado el Boletín Oficial del Estado este año; y además elimina el libro de visitas definitivamente, tanto en formato papel como en formato electrónico. Desde Asesoría Hipólito les informamos a todos los empresarios de los cambios producidos con el libro de visitas.
El libro de visitas en 2015
En el 2015 el libro de visita se suspendió del formato papel. Hasta Julio de 2015, los autónomos y pymes estaban obligados a disponer de un libro en sus centros de trabajo, tuvieran o no trabajadores a su cargo.
Era necesario tener uno por cada trabajador e incluso uno para el domicilio del autónomo si trabajaba desde casa. Dichos libros debían estar convenientemente registrados ante la inspección de trabajo y debían ser conservados durante toda la vida del negocio.
La aprobación de la Ley23 / 2015, de 21 de julio, relativa a la nueva Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, supuso la esperada desaparición de los libros de visita físicos con objeto de reducir la carga administrativa que supone comenzar un negocio en nuestro país.
A partir de ese momento los inspectores de trabajo preparaban un escrito por cada inspección que realicen, el cual deberían remitir a los autónomos y pymes que inspeccionaran preferentemente mediante medios electrónicos o bien mediante un documento autocopiativo, del que entregará copia a la empresa.
El libro de visitas en 2016
El libro de visitas en 2016 volvió a poseer cambios. Donde los Inspectores de Trabajo anotaban las diligencias que encontraban en su visita a la empresa, ha dejado de ser obligatorio para los autónomos y emprendedores, lo que supone su completa eliminación.
Con el adiós definitivo al libro, publicado en el BOE, la responsabilidad de documentar las actuaciones de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social recaen en los inspectores que extenderán diligencia según la orden, a través de medios electrónicos y dejarán constancia del trámite en las propias oficinas de Inspección.
El contenido de la diligencia será todo lo relacionado con la visita de la Inspección: las materias o aspectos sometidos a examen y las incidencias que pudiera haber. Las diligencias deberán ser conservadas por la empresa durante un plazo de cinco años; y estar a disposición de la Inspección.
Por otra parte, la orden del Ministerio también insta a la conservación de la diligencia realizada en el libro de visitas, electrónicos o en papel, anteriores a la entrada en vigor de la norma también durante cinco años.
La desaparición del tradicional libro, que se remonta a la creación de la Inspección de Trabajo hace más de un siglo, supone la reducción de cargas administrativas y según el Ministerio de Empleo un ahorro de 700 millones de euros.
Preguntas frecuentes sobre el libro de visitas
Preguntas frecuentes sobre el libro de visitas contestadas por Ramón, un empresario de más de 20 años de experiencia. De este modo nos informaremos de todo sobre dicho concepto.
Asesoría Hipólito: ¿Dónde se compraba el libro de visita?
Ramón: En cualquier papelería técnica lo tenían a su disposición.
Asesoría Hipólito: ¿Cómo diligenciar el libro de visita?
Ramón: Acudiendo a la Inspección de trabajo más cercana que le correspondiera; debía de ser habilitado por el jefe de la Inspección de la Provincia correspondiente al centro de trabajo.
Otra opción era rellenar los datos de la primera página que hacen referencia a la empresa; y enviarlo a la Inspección de Trabajo por correo certificado o mensajería; eso sí, incluyendo otro sobre pre-franqueado de respuesta.
Asesoría Hipólito: En el caso de no tener empleados ¿tenía que poseer libro de visitas?
Ramón: Sí, aunque fueras un autónomo sin empleados era obligatorio que lo tuvieras.
Asesoría Hipólito: Por ejemplo si tengo varios centros de trabajo, ¿Cuantos libros de visitas hubiera necesitado?
Ramón: Hubieras necesitado tener uno en cada centro de trabajo
Asesoría Hipólito: He perdido mi libro de visitas, ¿Qué hubiera tenido que hacer?
Ramón: Tendrías que comunicarlo a la Inspección Provincial de Trabajo mediante escrito; y diligenciar uno nuevo en un plazo máximo de 15 días.
Asesoría Hipólito: Se ha terminado un libro de visitas antiguo ¿hubiera podido tirarlo?
Ramón: No hubieras podido tirarlo, tendrías que diligenciar uno nuevo, presentando el antiguo como justificante de que se han agotado sus páginas, y guardar el antiguo durante cinco años. En caso de que te lo hubieran solicitado y no lo hubieras tenido, incurrirías en una infracción.
El libro de visitas ha llevado a cabo estos últimos años varios cambios. Asesoría Hipólito pretende informarle de todo lo relacionado con el libro. Además realizamos una entrevista con un profesional que nos explica su funcionamiento.
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